Il Ministero delle Imprese e del Made in Italy (MIMIT) ha fornito le indicazioni operative sull’obbligo di iscrizione del domicilio digitale (PEC) degli amministratori di imprese costituite in forma societaria, introdotto dalla legge n. 207 del 2024. L’obbligo è in vigore dal 1° gennaio 2025 per le nuove imprese. Le imprese già esistenti devono comunicare la PEC dei propri amministratori entro il 30 giugno 2025.
La Novella Normativa e la Decorrenza dell’Obbligo
La modifica all’articolo 5, comma 1, del decreto-legge 18 ottobre 2012, n. 179, estende l’obbligo di indicare il proprio domicilio digitale, già previsto per le imprese individuali di nuova iscrizione e per tutte le imprese costituite in forma societaria, anche agli amministratori di imprese costituite in forma societaria. La legge n. 207 del 2024 è entrata in vigore il 1° gennaio 2025, data a partire dalla quale l’obbligo si applica alle imprese di nuova costituzione o che presentano domanda di iscrizione successivamente a tale data.
Tuttavia, l’estensione dell’obbligo si applica anche alle imprese già costituite prima del 1° gennaio 2025. Non essendo stato previsto un termine specifico per l’adempimento per queste ultime, il MIMIT ha ritenuto opportuno assegnare un termine per la comunicazione degli indirizzi PEC degli amministratori fissato al 30 giugno 2025. Questa scadenza non si applica in caso di sostituzione o rinnovo dell’amministratore, o nomina del liquidatore, per le quali la comunicazione dovrà avvenire in concomitanza con tali eventi, anche se antecedenti al 30 giugno 2025. Il Sistema camerale è incaricato della diffusione di tale informazione.
Soggetti Obbligati: Imprese e Amministratori
L’obbligo di comunicazione dell’indirizzo PEC riguarda gli amministratori di tutte le forme societarie, siano esse società di persone o di capitali, che svolgono attività imprenditoriale. Sono escluse le forme societarie cui non è consentita l’intrapresa di attività commerciali, come la società semplice (salvo eserciti attività agricola) e le società di mutuo soccorso.
Per le stesse ragioni legate all’attività sociale, l’obbligo non si applica ai consorzi, anche con attività esterna, né alle società consortili. Le reti di imprese possono invece essere incluse tra i soggetti obbligati qualora abbiano un fondo patrimoniale comune, svolgano attività commerciali con i terzi e siano iscritte nella sezione ordinaria del registro delle imprese, acquisendo così soggettività giuridica. Sono esclusi gli altri enti giuridici non costituiti in forma societaria o non rivolti allo svolgimento di attività imprenditoriale.
Il termine “amministratori” deve essere interpretato in senso ampio, riferendosi alla funzione di gestione dell’impresa. Si ritiene che l’obbligo possa essere applicato anche ai liquidatori della società. L’obbligo si riferisce ai soggetti che formalmente detengono il potere di gestione degli affari sociali, e in caso di pluralità di amministratori, deve essere iscritto un indirizzo PEC per ciascuno di essi.
Ammissibilità dell’Indirizzo PEC
In linea di principio, nel silenzio della norma, non sarebbe rifiutabile l’iscrizione del medesimo indirizzo PEC dell’impresa per l’amministratore. Tuttavia, una precedente direttiva del 2015 stabilisce che l’indirizzo PEC dell’impresa deve essere nella titolarità esclusiva della medesima. Pertanto, non è ammissibile che l’amministratore utilizzi lo stesso indirizzo PEC della società. Le imprese che avessero comunicato un indirizzo PEC coincidente per l’impresa e per i propri amministratori dovranno conformarsi alle nuove indicazioni entro il 30 giugno 2025.
Nel caso in cui un soggetto sia amministratore di più imprese, potrà indicare lo stesso indirizzo PEC per tutte o dotarsi di più indirizzi differenti.
Prima Comunicazione e Aggiornamento dell’Informazione
Per le imprese costituite dopo il 1° gennaio 2025, la comunicazione dell’indirizzo PEC degli amministratori deve avvenire contestualmente al deposito della domanda di iscrizione. Per le imprese già esistenti, il termine è il 30 giugno 2025. In ogni caso, la comunicazione è obbligatoria in occasione dell’iscrizione di una nuova nomina o del rinnovo dell’amministratore, nonché della nomina del liquidatore, anche se tali eventi si verificano prima del 30 giugno 2025 per le imprese già costituite.
Diritti di Segreteria
L’iscrizione del domicilio digitale dell’impresa e le sue variazioni sono esenti da imposta di bollo e diritti di segreteria. Nonostante la disposizione si riferisca testualmente al domicilio digitale dell’impresa, il MIMIT ritiene che, per evitare un’irragionevole disparità di trattamento, l’esenzione operi anche per la comunicazione e la variazione degli indirizzi PEC degli amministratori. Tuttavia, qualora la comunicazione o la variazione dell’indirizzo PEC dell’amministratore siano presentate unitamente a una domanda di iscrizione o deposito di un atto (come la nomina o il rinnovo), resteranno soggette alla ordinaria disciplina dei diritti di segreteria.
Mancato Adempimento e Sanzioni
La comunicazione dell’indirizzo PEC degli amministratori è obbligatoria. L’omissione di tale informazione impedirà la conclusione positiva dell’iter istruttorio della domanda presentata dall’impresa. In caso di mancata comunicazione, la Camera di Commercio sospenderà il procedimento, assegnando un termine massimo di trenta giorni per l’integrazione. Decorso tale termine senza adempimento, la domanda sarà rigettata.
Sotto il profilo sanzionatorio, la novella non introduce nuove previsioni. Tuttavia, resta applicabile la sanzione amministrativa pecuniaria prevista dall’articolo 2630 del codice civile, da 103 euro a 1.032 euro, per chi omette di eseguire, nei termini prescritti, denunce, comunicazioni o depositi presso il registro delle imprese. L’importo della sanzione è ridotto a un terzo se la comunicazione avviene nei trenta giorni successivi alla scadenza dei termini.
In conclusione, le Camere di Commercio sono invitate a dare seguito alle indicazioni fornite, e Unioncamere è incaricata di fornire aggiornamenti sull’applicazione della norma a livello nazionale, segnalando eventuali criticità o casistiche non esaminate.
